Ochrana osobních údajů

Kdo je správcem údajů

Správcem je Asset Source s.r.o., IČO 02913909, se sídlem Ostravská 384, Frýdlant, 739 11 Frýdlant nad Ostravicí. Zápis v obchodním rejstříku: Krajský soud v Ostravě, sp. zn. C 58809.

Ve věcech osobních údajů nás kontaktujte na chci@novepoptavky.cz, telefonicky na +420 770 333 880 nebo poštou na adrese sídla. Stejné kontakty můžete použít k uplatnění svých práv.

Tyto informace se týkají webu novepoptavky.cz a Vašeho zájmu o naše služby. Pokud pro klienta zpracováváme poptávky z jeho kampaně, role a pravidla zpracování určuje daná služba a její vlastní informace o ochraně údajů. Vaše volba soukromí na tomto webu se nevztahuje na jiné weby nebo značky.

Formulář a MSCRM

Po odeslání formuláře na úvodní stránce zpracováváme firmu nebo web, pracovní e-mail, obor a zvolené rozpočtové rozmezí. Formulář na stránce Leady pro poradce sbírá jméno, telefon a e-mail. Poptávku evidujeme v našem systému MSCRM spolu s datem přijetí, stránkou webu, ze které jste ji poslali, průběhem komunikace a stavem jednání. Přístup mají pověřené osoby společnosti Asset Source s.r.o., které posoudí vhodnost služby a spojí se s Vámi kvůli diagnostice nebo nabídce. Odeslání není přihlášením k reklamním e-mailům nebo SMS.

Před odesláním si údaje zkontrolujete. K přenosu dojde až po stisknutí Odeslat poptávku; přijetí potvrdíme teprve po uložení v CRM. S poptávkou ukládáme náhodné ID odeslání a verzi těchto informací. Při opakování po výpadku spojení zabrání ID duplicitnímu uložení. Údaje formuláře neukládáme do cookies, localStorage ani sessionStorage.

Jaké údaje zpracováváme

• Při kontaktu e-mailem nebo telefonicky zpracováváme kontaktní údaje, které nám sdělíte, a obsah komunikace potřebný k vyřízení dotazu. Může jít o jméno, pracovní kontakt, firmu, web, obor a informace o zamýšlené spolupráci.
• Při návštěvě webu jsou pro navázání spojení a doručení stránky potřebné technické údaje, zejména IP adresa a údaje HTTP požadavku. Při odeslání formuláře použijeme IP adresu také pro ochranu před nadměrným odesíláním. V CRM pro tento účel uložíme pouze jednosměrný kód odvozený s tajným klíčem, nikoli samotnou IP adresu.
• Po Vaší volbě ukládáme nezbytnou cookie s vybranými kategoriemi, časem rozhodnutí, verzí informací a náhodným ID potvrzení. Podrobnosti uvádějí Zásady cookies.
• Jen s Vaším souhlasem v kategorii Marketingové zpracováváme údaje o návštěvě z Meta Pixelu a k poptávce připojujeme údaje o kliknutí na reklamu a kampani. Popisuje je část Reklamy Meta a výsledek poptávky.
• Pokud vyplníte formulář přímo v reklamě na Facebooku nebo Instagramu, zpracováváme odpovědi z tohoto formuláře. Popisuje je část Formuláře v reklamách Meta.

Údaje o kontaktu získáváme od Vás. Pokud za Vás komunikuje kolega nebo jiný zástupce, můžeme je získat od něj a při prvním kontaktu Vám sdělíme jejich zdroj a tyto informace. Neposílejte údaje o zdraví, rodná čísla, kopie dokladů ani osobní údaje svých zákazníků; k úvodnímu dotazu je nepotřebujeme.

Proč údaje potřebujeme

Vyřízení dotazu a jednání o spolupráci

Pokud jednáte sami za sebe, potřebné údaje používáme k opatřením před uzavřením smlouvy na Vaši žádost podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Pokud zastupujete firmu, je základem náš oprávněný zájem na komunikaci s jejím zástupcem a vyřízení její poptávky podle čl. 6 odst. 1 písm. f). Stejný oprávněný zájem se uplatní u obecných dotazů, které nesměřují k uzavření smlouvy.

Provoz a ochrana webu

Nezbytné technické údaje slouží k doručení obsahu, řešení závad a ochraně před zneužitím. Právním základem je oprávněný zájem na funkčním a bezpečném webu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Respektování volby soukromí a vyřízení Vašich práv

Volbu soukromí a žádosti o přístup, opravu či výmaz zpracováváme kvůli plnění právních povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, zejména čl. 5 odst. 2, 7 a 12 až 22. Nezbytné uložení volby do zařízení využívá výjimku podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.

Měření a zlepšování reklam Meta

Pouze s Vaším souhlasem podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR; uložení a čtení cookies v zařízení podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb. Souhlas můžete kdykoli odvolat.

Zpětná vazba k formulářům v reklamách Meta

Náš oprávněný zájem na vyhodnocení a zlepšení reklamy podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku.

Ochrana právních nároků

Pokud vznikne spor, uchováváme související nezbytnou komunikaci k doložení, uplatnění nebo obhajobě nároku. Základem je tento oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Pro vyřízení běžné poptávky nepožadujeme souhlas se zpracováním osobních údajů ani s reklamou. Poskytnutí kontaktu je dobrovolné, ale bez něj Vám nemůžeme odpovědět. Povinná pole formuláře potřebujeme k odpovědi a základnímu posouzení zaměření a rozsahu služby. Samotné prohlížení webu jejich vyplnění nevyžaduje.

Jak dlouho údaje uchováváme

• Rozepsaný formulář zůstává v paměti otevřené stránky. Odeslanou poptávku ukládáme do MSCRM.
• Kontaktní údaje a komunikaci uchováváme po dobu vyřizování poptávky a navazujícího jednání. Potřebnost další evidence kontrolujeme ručně. CRM upozorňuje na poptávky bez změny déle než 12 měsíců; nejde o automatickou dobu výmazu. Po ukončení jednání posoudíme, zda pro další uchování existuje konkrétní důvod, například trvající požadavek na pozdější kontakt nebo ochrana právního nároku.
• Vznikne-li smlouva, údaje potřebné k jejímu plnění zpracováváme po dobu spolupráce. Zákonná archivace účetních a daňových dokladů se týká pouze příslušných dokladů, nikoli automaticky celé poptávky nebo všech e-mailů. Konkrétní povinnosti závisí na druhu dokladu.
• Komunikaci potřebnou pro konkrétní právní nárok uchováváme do jeho vyřešení a uplynutí souvisejících promlčecích lhůt; při soudním či jiném řízení do jeho pravomocného skončení a vypořádání. To není důvodem k dalšímu marketingovému oslovování.
• Počítadla pro ochranu formuláře platí nejvýše 24 hodin. Po skončení platnosti je odstraňuje hodinová úloha. Provozní záznam přijetí obsahuje ID odeslání a výsledek, nikoli další kopii kontaktních údajů, firmy či rozpočtu. Doby uchování infrastrukturních záznamů a záloh se řídí použitou službou.
• Údaje o kliknutí a kampani uchováváme u poptávky v MSCRM stejně dlouho jako poptávku. Cookies _fbp a _fbc platí 90 dní od poslední návštěvy. Dobu uchování u společnosti Meta určují její zásady.
• Cookie s uděleným nebo částečným souhlasem platí 12 kalendářních měsíců. Odmítnutí platí 6 kalendářních měsíců, nejméně 180 dní. Běžnou návštěvou se tato doba neprodlužuje. Trvalé serverové úložiště potvrzení volby není připojeno.

Po skončení příslušného účelu údaje odstraníme nebo nevratně anonymizujeme, pokud jejich další uchování nevyžaduje zákon nebo ochrana konkrétního nároku. Údaje o spojení potřebuje server pro vyřízení požadavku; případné samostatné bezpečnostní záznamy je nutné odlišit od obsahu poptávky.

Kdo má k údajům přístup

K doručené komunikaci mají přístup osoby, které za správce vyřizují Váš dotaz nebo spolupráci. Technické zajištění může zahrnovat poskytovatele hostingu, e-mailu a správy IT; příslušné údaje zpracovávají v rozsahu dané služby. V případě právního nároku mohou být příjemci také právní poradci a příslušné orgány veřejné moci.

Web a serverové rozhraní CRM provozujeme na službě Vercel (Vercel Inc.), která zajišťuje doručení stránek a přenos odeslaných údajů. Databázi a aplikační funkce MSCRM zajišťuje Convex (Convex, Inc.), kde ukládáme údaje poptávky a její další zpracování. MSCRM používá stejná společnost Asset Source s.r.o.; poptávka se ukládá do jejího vlastního projektu Nové poptávky.

Poptávky z tohoto formuláře neprodáváme ani nepředáváme klientům naší služby. Společnosti Meta Platforms Ireland Limited předáváme pouze údaje popsané v částech Reklamy Meta a výsledek poptávky (jen s Vaším souhlasem) a Formuláře v reklamách Meta. Googlu ani jiným reklamním platformám údaje o poptávce nepředáváme. Projekt neposílá automatické SMS, e-maily ani klientské webhooky. Odpověď na poptávku vyřizuje pověřený člověk.

Předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Meta Platforms Ireland Limited může údaje z pixelu a událostí předávat společnosti Meta Platforms, Inc. v USA. Meta uvádí účast v rámci ochrany osobních údajů EU–USA (Data Privacy Framework) a používá standardní smluvní doložky.

Dodavatelé Vercel Inc. a Convex, Inc. sídlí v USA. Serverové funkce webu a rozhraní CRM mají u Vercelu nastavený region USA (Washington, D.C., iad1). Nejde tedy o službu provozovanou výhradně v EU. Přístup a zpracování u dalších dodavatelů se řídí podmínkami konkrétní služby.

Web a CRM využívají tarif Vercel Pro, pro který dodavatel zveřejňuje zpracovatelský dodatek včetně standardních smluvních doložek. Podmínky Convexu a konkrétní smluvní nastavení ověřujeme samostatně. Informace o konkrétních místech zpracování a použitých smluvních zárukách Vám poskytne správce na níže uvedeném kontaktu.

Podle kapitoly V GDPR musí mít předání do třetí země odpovídající základ, například použitelné rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky s potřebnými doplňujícími opatřeními. Informace o příjemcích a kopii použitých záruk si můžete vyžádat na chci@novepoptavky.cz.

Cookies, měření a obchodní sdělení

Google Analytics 4 a Microsoft Clarity jsou pozastavené, Google Tag Manager je vypnutý. Meta Pixel se načte jen s Vaším souhlasem. Aktuální cookies, jejich doby uložení a ovládání souhlasu popisují Zásady cookies. Volitelné měření vyžaduje předchozí souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.

Tento formulář Vás nepřihlašuje k newsletteru a neuděluje souhlas s reklamními e-maily nebo SMS. Odpověď na Vámi vyžádaný dotaz odlišujeme od obchodních sdělení. Souhlas s analytickými cookies není souhlasem se zasíláním nabídek.

Reklamy Meta a výsledek poptávky

Pokud povolíte marketingové cookies, načte se Meta Pixel. Zaznamená zobrazení stránek a po potvrzeném odeslání poptávky událost Lead s náhodným ID odeslání. Přitom předává adresu stránky, údaje o prohlížeči a zařízení, IP adresu a identifikátory z cookies _fbp a _fbc. Obsah formuláře nepředává.

Se stejným souhlasem připojíme k odeslané poptávce identifikátor kliknutí na reklamu Meta (fbclid) a jeho čas, cookies _fbc a _fbp, parametry kampaně z adresy (utm) a verzi a čas Vašeho souhlasu. Pokud jste přišli z reklamy Meta, MSCRM pak společnosti Meta posílá události o průběhu poptávky: přijetí, naše posouzení vhodnosti, změny stavu jednání a výsledek. Každá událost obsahuje identifikátor kliknutí, cookies _fbc a _fbp a e-mail v hashované podobě (SHA-256). Jméno, telefon, firmu, obor, rozpočet ani poznámky neposíláme. Hashovaný e-mail je stále osobní údaj.

Účelem je vyhodnotit, které reklamy přinášejí vhodné poptávky, a zlepšit jejich cílení. Právním základem je Váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Za shromáždění a předání údajů odpovídáme společně se společností Meta Platforms Ireland Limited podle jejího dodatku pro společné správce; další zpracování provádí Meta jako samostatný správce podle svých zásad ochrany soukromí. Svá práva můžete uplatnit u nás i u společnosti Meta.

Bez souhlasu se pixel nenačte, k poptávce nic z toho nepřipojíme a MSCRM o ní společnosti Meta nic neposílá. Souhlas odvoláte v Nastavení cookies: pixel přestane posílat události a web smaže cookies _fbp a _fbc. Odvolání na webu se nepropojí s již odeslanou poptávkou. Napište nám proto na chci@novepoptavky.cz; souhlas u poptávky v MSCRM zrušíme a další události k ní společnosti Meta neodejdou.

Formuláře v reklamách Meta

Některé naše reklamy na Facebooku a Instagramu obsahují formulář, který vyplníte přímo tam (Instant Forms). Údaje zadáváte v prostředí společnosti Meta Platforms Ireland Limited, která nám je předá. Přes rozhraní Meta je automaticky uložíme do MSCRM a dál s nimi zacházíme jako s poptávkou z webu: k vyřízení dotazu a jednání o spolupráci, se stejnými právními základy, příjemci a dobou uchování. Ukládáme odpovědi z formuláře, například jméno, e-mail, telefon a firmu, identifikátor formuláře a poptávky v Meta a čas přijetí.

MSCRM pak společnosti Meta posílá události o průběhu poptávky: přijetí, naše posouzení vhodnosti, změny stavu jednání a výsledek. Každá událost obsahuje jen identifikátor poptávky z formuláře Meta (lead ID), který Meta sama vytvořila. Jméno, e-mail, telefon, odpovědi z formuláře, firmu ani poznámky neposíláme; vracíme jí jen informaci o výsledku poptávky.

Účelem je vyhodnotit, které reklamy přinášejí vhodné poptávky, a zlepšit jejich cílení. Právním základem je náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Zpětná vazba se týká jen poptávek, které nám ve formuláři sami zašlete, a neobsahuje kontaktní údaje ani obsah poptávky. Proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku na chci@novepoptavky.cz; další události k Vaší poptávce pak společnosti Meta neposíláme. Jak Meta zpracovává údaje na svých službách, popisují její zásady ochrany soukromí.

Vaše práva

• Požadovat přístup ke svým osobním údajům a jejich kopii.
• Požadovat opravu nepřesných údajů a doplnění neúplných údajů.
• Požadovat výmaz nebo omezení zpracování, jsou-li splněny podmínky GDPR.
• Získat údaje, které jste nám poskytli, ve strojově čitelném formátu nebo požadovat jejich předání jinému správci, pokud je zpracování automatizované a založené na smlouvě nebo souhlasu.
• Kdykoli odvolat souhlas u zpracování, které na něm stojí. Odvolání neovlivní zákonnost předchozího zpracování. Volbu cookies změníte přes Nastavení cookies.

Právo vznést námitku

Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku z důvodů své konkrétní situace. Zpracování pak ukončíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody převažující nad Vašimi právy, nebo potřebu určení, výkonu či obhajoby právních nároků. Proti přímému marketingu lze vznést námitku kdykoli a bez odůvodnění; takové zpracování musí skončit.

Žádost pošlete na chci@novepoptavky.cz nebo využijte kterýkoli z kontaktů správce. Vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení. V odůvodněných případech lze lhůtu prodloužit až o další dva měsíce; do prvního měsíce Vám sdělíme důvod prodloužení. Při důvodných pochybnostech o totožnosti můžeme požádat o přiměřené doplnění informací.

Vyřízení je zpravidla bezplatné. U zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené žádosti může GDPR umožňovat přiměřený poplatek nebo odmítnutí; takový postup musíme odůvodnit.

Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, případně u dozorového úřadu v místě svého obvyklého bydliště, pracoviště nebo údajného porušení. Předchozí kontakt s námi není podmínkou stížnosti.

Automatizované rozhodování a změny

Na tomto webu neprovádíme rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro Vás mělo právní nebo obdobně významné účinky. Vhodnost poptávky a další postup posuzuje člověk.

Při změně účelu nebo rozsahu zpracování tyto informace aktualizujeme před zahájením nové činnosti. Aktualizace sama nenahrazuje souhlas, pokud je potřeba. Právní rámec tvoří zejména GDPR a zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.